Wykonanie obowiązków informacyjnych RODO
Szanowni Państwo,
W nawiązaniu do naszej dotychczasowej współpracy oraz w związku z wejściem w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych powszechnie znanego jako „Ogólne Rozporządzenie” lub „RODO”, uprzejmie informujemy, że firma Usługi Transportowe Handel Materiałami Budowlanymi i Opałem Jan Rutkowski z siedzibą przy ul. Nowotarska b/n, 34-471 Ludźmierz, przetwarza dane osobowe uzyskane od Państwa w ramach wykonywania łączącej Nas umowy a także informacje o danych osobowych pozyskane ze źródeł publicznych oraz ogólnodostępnych (w tym z Internetu).
Z uwagi na fakt, iż wśród tych informacji mogą pojawić się dane, które na gruncie RODO mają charakter danych osobowych poniżej, wypełniając obowiązki nałożone na administratorów przez RODO, przedstawiamy Państwu wszystkie istotne informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych Państwa i waszych pracowników:
W świetle powyższego pragniemy poinformować Państwa, że:
ADMINISTRATOR
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest firma Usługi Transportowe Handel Materiałami Budowlanymi i Opałem Jan Rutkowski z siedzibą przy ul. Nowotarska 25, 34-471 Ludźmierz, NIP 7351009823 REGON 490567891
W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości z Administratorem można się kontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres: ul. Nowotarska b/n, 34-471 Ludźmierz lub drogą e-mailową pod adresem: ajrutkowski@vp.pl
To właśnie Administrator jest podmiotem, który decyduje w jakim celu i jak wykorzystuje dane i informuje Panią/Pana o tym.
CELE I PODSTAWY PRZETWARZANIA
2. Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane w oparciu i w celu wykonania łączącej nas umowy oraz w związku z jej wykonaniem, w tym zakresie będziemy np. wystawiać i przechowywać umowę oraz faktury, dokumenty WZ i inne dokumenty księgowe do niej, w tym korespondencję mailową, a także odpowiadać na państwa ewentualne reklamacje zapytania i problemy - tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
3. Przy czym dane osobowe podane nam dodatkowo, ponad te które są niezbędne do wykonania łączącej nas umowy są przetwarzane na podstawie Pani/Pana zgody i także w związku z wykonaniem tej umowy - wyłącznie w celu wskazanym w treści udzielonej przez Klienta zgody - tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
W każdej chwili ma Pani/Pan prawo cofnąć zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych. Cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Pani/Pana zgody przed jej cofnięciem. Zgodę można cofnąć w dowolny sposób informując o tym Administratora.
4. Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane także w oparciu o wymagające tego przepisy prawa takie jak między innymi przepisy prawa podatkowego (- tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
5. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane także w celu zawarcia nowej umowy a więc we wszystkich tych wypadkach, kiedy wyrazi Pani/Pana zainteresowanie naszą ofertą i poprosi nas o przedstawienie oferowanych przez nas towarów lub usług – tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
6. Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane w oparciu o niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora takich jak ewentualne ustalenie i dochodzenie roszczeń lub obrona przed nimi, w celach archiwalnych (dowodowych) dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, windykacji należności, prowadzenia postępowań sądowych i mediacyjnych, oraz przechowywanie danych w celu zapewnienia ich rozliczalności (to znaczy wykazania spełnienia przez nas obowiązków nałożonych przez RODO), a także zapewnienie bezpieczeństwa osób (przede wszystkim Klientów oraz pracowników) i mienia – dotyczy to monitoringu pomieszczeń i budynków naszej firmy oraz nagrywanie rozmów w celach dowodowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj.
7. Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe w zakresie, w jakim zostały one:
- przez Panią Pana udostępnione w treści łączącej nas umowy wraz z jej załącznikami,
- udostępnione nam przez naszego Kontrahenta,
- zakres ewentualnie może zostać poszerzony o dane udostępniane przez źródła publicznie dostępne , tj. m. in. z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), Głównego Urzędy Statystycznego (GUS).
DANE SZCZEGÓLNE – WRAŻLIWE
8. Spółka nie przetwarza szczególnych kategorii danych osobowych (tak zwanych danych wrażliwych) ani danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz naruszeń prawa lub powiązanych środków bezpieczeństwa.
9. W zakresie danych pracowników, spółka przetwarza jedynie te dane, które są niezbędne aby wypełnić obowiązki nałożone na pracodawcę przepisami prawa.
ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH
10. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych są jedynie osoby upoważnione przez nas w ramach wykonywania swoich obowiązków służbowych oraz podmioty współpracujące z Administratorem w zakresie wykonania łączącej nas z Panią/Panem umowy;
i. Nasi podwykonawcy i dostawcy tacy jak:
1. kierowcy i firmy transportowe,
2. firmy górnicze, kopalnie,
3. firmy ochroniarskie placów składowych,
4. firmy zarządzające placami składowymi na których mamy zeskładowany towar i z którego będziecie odbierać węgiel
ii. Podmioty świadczące na naszą rzecz usługi niezbędne do wykonania zawieranej z Panią/Panem umowy takie jak:
1. usługi księgowe,
2. usługi prawne,
3. usługi informatyczne i IT,
4. usługi pocztowe i kurierskie oraz
5. banki w zakresie realizacji płatności i dokonania rozliczeń pomiędzy nami,
Przy czym firmy te przetwarzają dane jedynie zgodnie z naszymi poleceniami i nie mogą ich wykorzystać bez naszej wiedzy i zgody.
PRZEKAZYWNIE DANYCH DO PAŃSTW TRZECICH I ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWYCH
11. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do odbiorców w państwach trzecich, tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy lub do organizacji międzynarodowych.
OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH
12. Pani/Pana dane osobowe pozyskane w celu zawarcia nowej umowy przetwarzamy przez okres negocjowania umowy oraz do końca roku kalendarzowego następującego po roku, w którym ostatni raz się Pani/Pan z nami kontaktowali w celu jej zawarcia.
13. Pani/Pana dane osobowe pozyskane w związku z zawartą pomiędzy nami umową będą przez nas przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji zawartej przez Panią/Pana z naszą spółką umowy - nie krócej niż do czasu jej rozwiązania, ponadto dane po zakończeniu umowy będą przetwarzane przez okres niezbędny dla realizacji prawnie uzasadnionych interesów , w tym do końca okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń z umowy, trwania postępowań sądowych lub administracyjnych i wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności podatkowych i rachunkowych (w tym ostatnim wypadku przez okres 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowania zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione).
14. Pani/Pana dane osobowe pozyskane na podstawie zgody przetwarzamy przez okres na jaki udzielono zgody, a w każdym wypadku do czasu jej odwołania.
15. Pani/Pana podstawowe dane kontaktowe przechowujemy dla potrzeb marketingu bezpośredniego naszych produktów i usług do czasu, aż zgłosicie Państwo sprzeciw względem ich przetwarzania w tym celu, lub cofniecie zgodę - jeżeli przetwarzaliśmy je na podstawie udzielonej przez Panią/ Pana tzw. zgody marketingowej lub sami ustalimy ze się zdezaktualizowały.
INFORMACJA O PRAWACH
16. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługuje Pani/Panu prawo do: b. żądania od Administratora dostępu do Pani/Pana danych osobowych,
c. żądania od Administratora sprostowania Pani/Pana danych osobowych,
d. żądania od Administratora usunięcia Pani/Pana danych osobowych,
e. żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych,
f. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/pana danych osobowych,
g. przenoszenia Pani/Pana danych osobowych,
h. wniesienia skargi do organu nadzorczego Generalnego Inspektora Danych Osobowych lub innego organu nadzorczego posiadającego kompetencje do rozpoznania skargi w dacie jej wniesienia.
17. Z praw wskazanych powyżej można skorzystać poprzez kontakt z nami na pośrednictwem adresu e-mailowy ajrutkowski@vp.pl lub kontakt pisemny, za pomocą poczty tradycyjnej na adres: ul. Nowotarska b/n, 34-471 Ludźmierz
INFORMACJA O WYMOGU/DOBROWOLNOŚCI PODANIA DANYCH
18. Podanie Pani/Pana danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym ani umownym - jest dobrowolne, jednakże w celu zawarcia i realizacji umowy niezbędne. Bez tego nie będziemy mogli zawrzeć z Panią/Panem umowy.
Ponadto przepisy prawa, takie jak na przykład prawo pracy, prawo bankowe czy prawo podatkowe mogą wprowadzać wymóg podawania danych w celu w tych przepisach wyznaczonym. Podanie danych może być niezbędne do wykonania określonej transakcji lub czynność na Pani/Pana rzecz. Jeżeli Klient nie poda danych wymaganych umową lub innym dokumentem przez nas stosowanym możemy odmówić zawarcia umowy i wykonania usługi na Pani/Pana rzecz.
Podanie danych dodatkowych, które nie są wymagane przez nas do zawarcia umowy jest dobrowolne, może się darzyć, że bez ich podania nie będziemy mogli świadczyć usługi w pełnym zakresie, o czym poinformujemy na etapie zbierania Pani/Pana danych.
PROFILOWANIE
19. Informujemy, że nie będziemy podejmować, w oparciu o Pani/Pana dane osobowe, zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym dokonywać profilowania.
Administrator dokłada wszelkich starań, aby zapewnić wszelkie środki fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.
Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane elektronicznie i ręcznie, zgodnie z metodami i procedurami związanymi z celami przetwarzania, o których mowa w punkcie CELE I PODSTAWY PRZETWARZANIA powyżej.
